تُعدّ الاستبيانات من أهم الأدوات المعتمدة حاليا في البحث وجمع المعلومات في جميع المجالات ، سواء للمؤسسات أو أصحاب المشاريع ومديريها  أو حتى الطلاب والمتدربين .

وفي ظل الثورة الرقمية الحالية أصبح بالإمكان جمع أكبر قدر من المعلومات عبر الإنترنت بل واستهداف شريحة أوسع عبر الاستبيان الإلكتروني.

الاستبيان الإلكتروني هو مستند رقمي يحتوي على مجموعة من الأسئلة التي تتناول موضوع معين ويتم نشرها عبر الانترنت  نقوم فيه باستهدف عينة من الجمهور المرتبط  بموضوع بحث معين.

 يحصل الباحث أو صاحب الاستبيان بعد نشر الاستبيان بين الجمهور على نتائج للأجوبة يستطيع تحليلها وإحصاؤها بسهولة ليتمكن من اتخاذ القرار أو اعتماد النتائج كبيانات دقيقة.

تعتبرالاستبيانات الالكترونية  وسيلة مهمة  أيضا لجمع المعلومات من المستفيدين ومعرفة الرأي العام حول منظمة أو مؤسسة ما، ومن خلال الأجوبة يمكن تصحيح المسار أو الاستمرار عليه وفقاً لبيانات الدراسات المطروحة.

أيضا يمكن من خلالها  قياس رضا الموظفين وتحليل الاحتياجات التدريبية التي يمكن من خلالها تطوير الاداء وتحسينه من أجل النهوض بالمؤسسة سواء تعليمية او إدارية.

وقبل فترة ليست بالبعيدة كان السبيل الوحيد لعمل الدراسات الاستقصائية أو استبانات جمع الآراء للمنظمات تقوم على الورقة والقلم، ويستغرق جمعها أشهراً إن لم تكن سنوات، ونتائجها قد تحوي الكثير من الأرقام والبيانات الخاطئة والتي سيعود أثرها على عمل المنظمة. ولكن في الوقت الحاضر ومع تطور شبكة الإنترنت وأدواتها توفرت لدينا العديد من خدمات الاستبيان والاستقصاء والتي توفر للجميع إمكانية عمل أي نموذج استبيان ونشره، ومن ثم تقوم الخدمة بالتصنيف والتسجيل والتحليل وإخراج النتائج في قوالب بيانية مبهرة وبشكل مجاني في الغالب !

أهمية الاستبيانات الإلكترونية:

تمتلك الاستبيانات عدة مزايا بشكل عام والتي تنطبق على أغلب المجالات  ومن أهمها :

1. سهولة الوصول للجمهور المستهدف

في الاستبيانات الورقية يكون من الضروري الذهاب لجمهورك المستهدف في أرض الواقع للحصول على إجابات واستطلاعات رأي. إضافة إلى ذلك يزيد من الوقت والجهد المستغرق، فهو أيضًا يحدّ من كفاءة الوصول لأكبر شريحة ممكنة.

أما في حالة كتابة استبيان إلكتروني، فيمكنك نشره في أي مكان وزمان عبر الانترنت  فتضعه على حسابات مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بك، وتنشره في التعليقات المتاحة في موقعٍ ما، وترسله لأصدقائك ومعارفك بسهولة، ليشاركوه بدورهم مع من يعنيه الأمر.

2. قلة التكاليف

إنشاء استبيان إلكتروني لا يستدعي تحمل تكاليف إضافية من طباعة الورق وتجهيز القرطاسية لحث الجمهور على تعبئته. كل ما عليك فعله هو إنشاء رابط إلكتروني، ترسله بسهولة بنقرة زر، دون أي أعباء تتحمل تكاليفها.

3. إمكانية تصميم استبيانات بطريقة تجذب الجمهور

في هذا الزمن قد تعدى إنشاء استبيان إلكتروني  مسألة استعراض الأسئلة في ورقة بيضاء خالية من أي عناصر تصميم أخرى، فيمكنك بسهولة تخصيص تصميم الاستبيان بتغيير الألوان والخطوط وتمييز بعضها واختيار قالب مناسب مما يساعد في جذب جمهورك وإقناعهم بتعبئة الاستبيان.

4. سهولة تحليل النتائج ومشاركتها

بعد نشر الاستبيان الإلكتروني والحصول على عدة نماذج مجابة، ستظهر أمامك الإجابات في شكل إحصائي يمكنّك من تحليلها بسهولة. فتجمع عدد الإجابات لكل خيار، ثم تدرسها جميعًا. إضافةً لذلك، يمكنك تصنيف الجمهور الذي عبأ الاستبيان عند الاطلاع على النتائج فتصنفهم على حسب الجنس أو البلد أو العمر ثم يمكن مشاركة كل هذه التقارير بسهولة.

كيف يمكن  إنشاء استبيان إلكتروني عبر خطوات محددة؟

لتحقق النتائج التي تبحث عنها عند إنشاء استبيان ونشره على الويب، ينبغي الامتثال لعدة خطوات دقيقة، تبدأ من خلالها بتحديد الخطوط العريضة للاستبيان قبل كتابته، وتنتهي باستبيان إلكتروني جاهز. هذه الخطوات هي:

1. حدد الهدف من الاستبيان

من خلال الهدف من الاستبيان الخاص بك، ستتمكن من تحديد الفئة المستهدفة ووضع الأسئلة المناسبة وتحليل النتائج تبعًا لذلك.

2. تحديد الفئة المستهدفة

حدد الفئة المستهدفة وذلك بتحديد كلا من الجنس والعمر والتفاصيل الأخرى الضرورية، كالتخصص العلمي أو الخبرات المهنية أو القدرات الشخصية. كل هذه التفاصيل تعتمد على الهدف من إنشاء الاستبيان.

3. تحديد نوع الأسئلة

تختلف الاستبيانات باختلاف الأسئلة الموجودة بها، وتنقسم إلى نوعين رئيسيين:

الأسئلة المغلقة

وهي الأسئلة التي تحدد بها إجاباتٍ معينة، يختار منها الشخص الإجابة التي يراها مناسبة له، وهذا النوع من الأسئلة يُسهل عليك تقييم الاستبيان بسهولة. ويتميز بسهولة إعداده وسرعة الإجابة عليه.

استخدم هذا النوع من الأسئلة إن كانت الإجابات التي تبحث عنها مختصرة ولا تحتاج للاستطراد في معرفة تفاصيل كثيرة. وعندما تكون الأجوبة منحصرة بخياراتٍ شائعة.

مثال: ما هو تقييمك لمستوى خدماتنا التعليمية؟

ممتاز

مقبول

سيئ

الأسئلة المفتوحة

وهي الأسئلة التي تسمح بها للشخص بالتعبير عن وجهة نظره، دون تقييده بإجابات محددة. غالبًا ما لا يُفضل اختيار هذا النوع من الأسئلة، تبعًا لأنها تستغرق وقتًا من الأشخاص، وقد يواجهون صعوبة في إجابتها، فتحصل على إجابات غير دقيقة يصعب قياسها بدقة.

يمكنك التنويع بين النوعين في الاستبيان إن احتجت ذلك، فتكون أغلب الأسئلة مغلقة بخياراتٍ محددة، وتضع سؤالًا مفتوحًا في نهاية الاستبيان، مثل سؤاله عن أي أمور يرغب بإضافتها أو التعقيب عليها في موضوع الاستبيان.

4. وضع أسئلة الاستبيان

قبل البدء بكتابة الأسئلة، اكتب المحاور الرئيسية التي تبحث عن إجابات إليها ثم اعتمد عليها في صياغة أسئلة تتناول موضوع الاستبيان وتحقق الغاية منها.

من المهم أن تحرص على كتابة استبيان بعدد أسئلة معقول، فلا يكون عددها كبيرًا فيستغرق وقتًا مهما كانت أسئلة سهلة وسريعة الفهم. بشكلٍ عام، حاول ألا تتعدى 15 لـ 20 سؤالًا.

5. تحديد الأداة والبدء في إنشاء الاستبيان

تتعدد الخيارات التي يمكنك من خلالها إنشاء استبيان إلكتروني لذلك سنعرض في الجزء التالي من المقال اهم أدوات إنشاء الاستبيانات الإلكترونية.

ما اهم أدوات إنشاء الاستبيانات الإلكترونية؟

تتعدد الخيارات التي يمكنك من خلالها إنشاء استبيان إلكتروني، منها أداة TypeForm وJotform وSoGoSurvey. لكن أشهر هذه الأدوات على الإطلاق هي أداة نماذج جوجل Google Forms. والتي يمكنك من خلالها إنشاء استبيان إلكتروني . ومن أهم الأدوات المستخدمة حاليا :

1- Forms Google

وتعتبر نماذج جوجل أحد الخدمات المتميزة في إنشاء الصفحات الاستطلاعية، وهي سهلة الإنشاء وسهلة الاستخدام، ومن مميزاتها أيضاً:

*تستخدم اللغة العربية بشكل كامل.

*عدد لا نهائي من الأسئلة.

*عدد لا نهائي من الإجابات.

*يتم جمع البيانات والنتائج في قالب “جداول بيانات جوجل” في خدمة جوجل درايف.

*أكثر من 10 أنواع من الأسئلة.

*إمكانية إضافة شعار خاص بك.

*إمكانية إضافة صور أو مقطع فيديو.

*إمكانية إضافة صفحات متفرعة أو أسئلة ذكية.

*إمكانية تضمين الاستبيان في رسالة بريد إلكتروني أو موقع.

*إمكانية إضافة مشاركين في إدارة الاستبيان والاطلاع على النتائج.

* وأهم ميزة هو أنه مجاني بنسبة 100%.

لذلك تعتبر خدمات نماذج جوجل من أميز وأشهر خدمات الاستطلاعات و الاستبيانات في الإنترنت.

2- Survey Monkey

هو من أشهر أدوات تصميم الاستبيانات على الإنترنت، ويتميز بسهولة الاستخدام والتصميم الرائع للنظام، وبإمكانية إدراج دراسات سابقة في دراسة حالية بسهولة.

الموقع يسمح بعمل جميع أنواع الاستبيانات سواء كانت (سؤال مع إجابة وحيدة, إجابات متعددة, أو السماح بإجابة مدخلة من قبل المستخدم مع تحديد طول الإجابة بسطر أو أكثر) ويسمح بتحديد طريقة عرض الاستبيان وترتيب خياراته ( أفقياً, رأسياً, أو كقائمة منسدلة), كما يسمح بإدراج عدة صفحات لنفس الاستبيان مع زر انتقال بين الصفحات.

ولكن من سلبياته أنك لا تستطيع تصدير البيانات منه، وكذلك الإصدار المجاني منه يقيدك بعدد محدود من الأسئلة في الاستبيان الواحد كذلك مظهر الاستبيان محدد.

3- Typeform

يمتلك هذا الموقع واجهة أنيقة وجميلة وأسلوب جذاب في عرض الاستبيانات، ويقدم الموقع الخدمة بشكل مجاني وبشكل مدفوع، وتقدم الباقة المجانية من الخدمة عدد من المميزات منها:

*عدد لا نهائي من الأسئلة.

*عدد لا نهائي من الإجابات.

*إمكانية تصدير البيانات لقوالب قابلة للتحرير.

*تخصيص مظهر معين للاستبيان من عدد من النماذج المتاحة.

*عرض تقرير نهائي بالنتيجة.

وهذه بعض المميزات في الباقة المجانية، بينما يمكن  الحصول على المزيد من المزايا في الباقات المدفوعة، ومنها إمكانية إدراج اسم المستخدم في جميع الأسئلة وكذلك إمكانية إدراج آلة حاسبة وإرسال رسائل البريد للمستطلعين وغيرها كثير.

4- Survey Planet

وتحوي هذه الخدمة على العديد من المزايا الرائعة، ومنها:

عدد لا نهائي من الأسئلة.

عدد لا نهائي من الإجابات.

عدد لا نهائي من المستخدمين.

إمكانية تعديل وتغيير المظهر.

إمكانية تضمين الاستطلاع في المواقع الإلكترونية.

أما في النسخ المدفوعة والتي تبدأ أسعارها من 15 دولاراً شهرياً فيمكنك وضع شعارك الخاص، وطباعة النتائج، وإدراج الصور، وتصدير النتائج إلى ملفات اكسل.

5- Zoho Survey

وهي خدمة أخرى من خدمات جمع الآراء والاستطلاعات الشهيرة، ويمتلك عدد من الباقات وأحدها مجانية والتي تتميز بـعدد لا نهائي من الاستطلاعات( 15 سؤال لكل استطلاع و150 مستخدم لكل استطلاع) ولكنك ستحصل على المزيد في الباقات المدفوعة الأخرى، مثل إرسال رسائل تنبيه لبريدك في حال بدأ المستفيدون في التذمر، وإدراج تصميم خاص بك في الاستطلاع  وغيرها كثير.

6- Client Heartbeat

وتعتبر هذه الأداة من الأدوات المتميزة ولكنها للأسف غير مجانية، فباقاتها المدفوعة تبدأ من 25 دولار في الشهر. ولكنها لا توفر إلا 50 مستخدماً في الاستطلاع الواحد، لذلك ننصحك أن تأخذ الباقة الذهبية والتي تكلفك 57% دولارفي الشهر.

وهي تتميز بشكل كبير في بعض الجوانب مثلا تقوم الأداة  بتحليل عميق لنتائج الاستطلاع وقياس رضى العملاء بمؤشر خاص ورسوم بيانية تفصيلية.

وما نخلص إليه بعدعرض  أهم الأدوات نجد أنه  تتشابه  جميع الأدوات أعلاه في جمع الآراء والدراسات وكل خدمة تتميز عن الأخرى في نقاط، وتختلف عنها في نقاط أخرى، لذلك من الضروري قبل اختيار الخدمة التي ستقوم بعمل استطلاعك عليها أن تقوم بجمع المعلومات عنها واختيار الأنسب لك.

وبشكل عام فإنه عند استخدام الاستبيانات الألكترونية يجب أن نركز على بعض النقاط الأساسية التي يجب مراعاتها منها على سبيل المثال :

أولا : التخطيط وصياغة الأهداف

تخطيط وفهم الأهداف التي أدت إلى تصميم الاستبيان هما الخطوة الأولى، فعند القيام بهذا لن تكون لديك أية انحرافات عن هدف الاستبيان وستكون الأسئلة مناسبة مع الهدف من تصميم الاستبيان .

ثانيا : فهم الإجابات

بعد كتابة الأسئلة يجب  عليك كتابة جميع الإجابات التي تحتاجها لأنه بهذه الطريقة تحذف تلقائياً كافة الأسئلة التي لا يوجد سبب لطرحها وستحصل أيضاً على استبيان أقصر يساعد في جذب جمهورأوسع.

ثالثا : سرية المعلومات:

عليك مراعاة الخصوصية و السرية لبعض المعلومات و التأكد من أن الموقع يصعب أو لا يمكن إختراقه.

رابعا : استضافة الاستبيان:

يجب التأكد من استضافة الاستبيان على موقعك الشخصي و أن لديك الإمكانيات اللازمة لذلك من مساحة  وغيرها.

خامسا : دعم اللغة العربية:        

يجب أن يدعم الموقع الذي تود إنشاء الاستبيان عليه اللغة العربية .

وأخيرا إذا كنا نهتم بالتخطيط للمستقبل فإن الاستبيانات الالكترونية تعتبر  هي الطريقة الأبسط والأقل تكلفة لتحديد الخطط والأهداف المستقبلية لأي مؤسسة أو شركة أيا كان مجال عملها.